Jobid=67d27a883190 (0.0435)
Voor de Vereniging van Nederlandse Gemeenten zoeken wij een Secretaris Fysieke Leefomgeving. Je gaat als secretaris Directie Fysieke Leefomgeving aan de slag binnen het team Leefomgeving.
Je bent als secretaris de schakel tussen de collega’s van het team, de teamleiders, de directeur en het MT. Je ondersteunt team- en projectleiders bij de financiële en contractuele afhandeling van (subsidie)projecten en activiteiten. Je bewaakt de bedrijfsvoering in een politiek dynamische omgeving. Daarnaast lever je organisatorische input en ondersteuning bij diverse beleidsvraagstukken voor het teammanagement. Je draagt zelfstandig zorg voor advisering aan de teamleiders in de context van organisatieontwikkeling.
Je maakt deel uit van het Managementoffice Leefomgeving (MO). Samen met het MO ben je verantwoordelijk voor onder andere het vastleggen van verplichtingen en heb je een rol in het proces rond inhuur en aannemen van medewerkers.
In jouw rol bewaak je de processen, voortgang en planning rondom de activiteiten en programma’s die binnen het team Leefomgeving worden opgezet en uitgevoerd. Dit betekent dat je procesmatige sturing geeft aan collega’s die inhoudelijk de diverse activiteiten en programma’s begeleiden.
Je verzorgt zelfstandig de voorbereiding, bewaking en verslaglegging van bestuurlijke- en directeur overleggen (BO’s en DO’s) en stuurgroepen. Dit vraagt om het opzetten van een uitvoerbaar systeem, veel afstemming en contact met collega’s en medeoverheden, en het eenduidig vastleggen en archiveren. Jij bouwt een netwerk op waarbinnen je de specifieke opdracht uitvoert en richt de projectorganisatie daarvoor in.
Je rolt de resultaten uit van de pilot uit cluster Landelijk Gebied, waaronder de introductie van de MS Teams Planningstool als dashboard binnen de directie. Je zorgt voor implementatie van het gebruik binnen de overige clusters en deelt inzichten breed binnen VNG.
Nu de uitvoeringsvraagstukken van gemeenten toenemen, groeit ook de behoefte aan ondersteuning binnen het fysiek domein. Je levert hieraan een actieve bijdrage binnen het team Leefomgeving.
Werkzaamheden
- Je draagt zorg voor de administratie van team Leefomgeving, zoals verplichtingenadministratie, routering van directiestukken, verlengingen van ingehuurde medewerkers, het beheer van Microsoft Teams en het bewaken en rapporteren over voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten/deadlines.
- Je beheert dossiers bij team Leefomgeving.
- Je stelt rapportages op voor het Fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU).
- Je ondersteunt en adviseert de teamleiders bij het sturen op risico’s.
- Je stelt de begroting op en bewaakt deze, en verzorgt subsidieaanvragen.
- Je ondersteunt de coördinatoren en teamleiders bij het opstellen van jaarplannen en werkplannen voor team Leefomgeving.
- Je zet – in samenspraak met de teamleiders – monitoring op van de jaar- en werkplannen en stimuleert het jaar- en werkplanproces vanuit het team richting de organisatie als geheel.
- Je bereidt sessies en bijeenkomsten voor en (mede)organiseert deze, zoals de teamsessie van team Leefomgeving en het cluster coördinatoren overleg.
- Je ondersteunt projectleiders en teamleden bij beleidsinhoudelijke vraagstukken.
- Je rapporteert over de beleids- en projectresultaten en doet aanbevelingen naar de teamleiders en het MT, zodat de samenhang tussen aanpakken, producten en hun resultaat optimaal is.
- Je bevordert de samenhang tussen team Leefomgeving en de Directie Fysieke Leefomgeving als geheel.
Competenties
- Motiveren
- Plannen en organiseren
- Netwerken
- Resultaatgericht
- Organisatiesensitiviteit
- Zelfstandig adviserend
- Hands-on mentaliteit
- Cijfermatig inzicht
Organisatie
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft als doel de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. 342 gemeenten bepalen hun, en dus ook jouw, agenda. Deze wordt vaak beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van hun leden. De organisatie is een lerende organisatie en stelt zich continu de vraag waar zij staan en wat er verbeterd kan worden.
Deel deze vacature: